Veranstaltung "Digitale Buchungssysteme-Erfahrungen für Kommunen"

Erfahrungswerte und Tipps aus dem Projekt FREIRÄUME

Am 23.10.2025 kamen 15 Vertreterinnen und Vertreter von Kommunen aus dem Rhein-Neckar- und Neckar-Odenwald-Kreis in den FREIRÄUMEN der Villa Menzer zusammen, um über das Thema „Digitale Buchungssysteme für Kommunen“ zu diskutieren. Im Rahmen des Projekts FREIRÄUME wurden bereits einige digitale Buchungssysteme getestet und viele Erfahrungen gesammelt. Diese Erfahrungen, Tipps und Herausforderungen sollten im Rahmen der Veranstaltung an andere Kommunen weitergegeben werden.

Die Referenten Jasmin Hutter (Stadt Weinheim), Felix Fischer (Stadt Eberbach) und Sarah Reisinger (Rhein-Neckar-Kreis) gaben Einblicke in die Buchungssysteme Locaboo, Anny und KommunaleRäume.

Anschließend folgte eine Diskussion und Fragerunde sowie eine Führung durch die FREIRÄUME der Villa Menzer. Begonnen wurde am Eingang, um direkt die Schnittstelle des digitalen Türsystems und den digitalen, kontaktlosen Zugang auszuprobieren.
Schlussfolgerung für die teilnehmen Kommunen: Digitale Buchungssysteme können ein niederschwelliger Einstieg sein, um Digitalisierung in die Verwaltungen der Kommunen zu bringen. Je nach Bedarf und Situation vor Ort in den Kommunen gibt es verschiedene Anbieter mit verschiedenen Funktionen und Voraussetzungen. Hier sollte jede Kommune zunächst eine Bestandsaufnahme machen und die kostenlosen Testphasen der Anbieter nutzen, um die eigenen Bedarfe und Prozesse besser zu verstehen. Die Verknüpfung zu einem passenden digitalen Türsystem sollte stets mitgedacht werden.

Im Rahmen eines Forschungsprojekts des Fraunhofer IESEs können Kommunen aus dem Rhein-Neckar-Kreis außerdem kostenlos das Buchungssystem „KommunaleRäume“ noch bis Ende 2026 nutzen. Dies ist niederschwellig und als zentrale Plattform aufgebaut und ermöglicht ein erstes Ausprobieren beim Thema. Gerade für kleine Kommunen sind die Funktionen dieser Lösung meist schon völlig ausreichend. Aber auch für Kommunen, die bereits ein anderes Buchungssystem verwenden, ist die Plattform hilfreich, um ihre Räume digital noch sichtbarer zu machen. Bei Interesse an der kostenlosen Nutzung können sich Kommunen bei FREIRÄUME-Projektleiterin Sarah Reisinger melden (s.reisinger@rhein-neckar-kreis.de)